HIP Recorder is een Cloud dienst waarmee gesprekken kunnen worden opgenomen, opgeslagen, geanalyseerd en afgespeeld. Er is dus geen extra hardware op uw locatie nodig.
In combinatie met VAMO maakt de HIP Recorder het zelfs mogelijk om mobiele gesprekken op te nemen.
HIP Recorder kan gecombineerd worden met video bellen, maar alleen de audio wordt opgenomen, de video niet!
HIP Recorder
Handleiding HIP Recorder
De HIP Recorder is beschikbaar met verschillende retentietijden (bewaartermijn van de gsprekken):
• 90 dagen
• 365 dagen
• 7 jaar max 1000 minuten per maand
• 7 jaar max 3500 minuten per maand
Per gebruiker binnen de telefooncentrale kan een Call Recording licentie worden toegewezen. De gebruiker kan op verschillende manieren gebruik maken van telefoongespreksopname:
• Altijd
Ieder gesprek (zowel inkomend als uitgaand) wordt opgenomen.
• Altijd met pauze
Ieder gesprek wordt opgenomen met mogelijkheid om de opname handmatig te pauzeren en hervatten.
• Op verzoek
Gesprekken worden automatisch opgenomen van begin tot eind. Tijdens het gesprek kan worden aangegeven dat het gesprek bewaard moet worden. Als dit niet wordt gedaan, wordt de opname na beëindiging van het gesprek verwijderd. Zodra is aangegeven dat het gesprek bewaard moet worden, wordt het mogelijk om de opname te pauzeren of hervatten.
• Op verzoek met start door gebruiker
Tijdens het gesprek kan een opname worden gestart. Het gesprek wordt vanaf dan opgenomen en de opname kan gepauzeerd en hervat worden.
• Nooit
Gesprekken worden niet opgenomen; gespreksopname is uitgeschakeld.
De Hip Call Recorder oplossing bestaat uit een beheeromgeving (beveiligde webportal) waarbinnen de opgenomen gesprekken benaderbaar zijn: De HIP Call Recorder.
De opnames zijn uitsluitend toegankelijk via een gebruikersnaam en wachtwoord. HIervoor heeft de Beheerder een persoonlijke inlogmogelijkheid gemaakt en deze via de mail gestuurd om het account te activeren en wachtwoord in te stellen.
Na het inloggen zijn alle gerechtigde opnamen direct zichtbaar. Met behulp van de play-knop kan een gespreksopname afgespeeld worden.
Labels
Met de 
knop aan de rechterkant zijn vrije teksten toe te voegen. De labels worden dan links onder de balk weergegeven. Het gebruik van labels maakt het makkelijk om gespreksopnamen terug te zoeken.
Favorieten maken
Door op de 
knop te klikken worden gespreksopnamen favoriet. Op die manier zijn gespreksopnamen ook eenvoudig terug te zoeken.
Selectieveld
Het selecteren van meerder gespreksopnamen kan met de 
knop aan de rechterbovenkant. De geslecteerde gespreksopnamen kunnen onde één label worden toegevoegd.
Afspeelpositie
De rode verticale balk kan over de gespreksopname worden gesleept om voor- of achteruit te spoelen.
Meta-data
De informatieknop 
geeft een venster met meta-data weer.
Rechtsbovenin is een zoek-veld. Hierin kan (een deel van) een label, gebruikersnaam of telefoonnummer ingevuld worden. Een combinatie van zoektermen is ook mogelijk b.v. “Marcel+Peters+789”
Op de zoekopdracht kan een filter worden gezet op b.v. labels en favoerieten of datum.
Naast de zoekfunctie is het mogelijk snel gespreksopnamen te “filteren” op gebruiker, label of favoriet.
Het is mogelijk om gespreksopname te delen met anderen door op het enveloppe icoon boven de gespreksopname te klikken.
De geadresseerde ontvangt een e-mail met de afspeellink.
Ga rechtsbovenin naar het tandwieltje en kies account.
Onder de tab “Mensen” kunt u nieuwe mensen toevoegen of instellingen van bestaande gebruikers aanpassen door op het tandwieltje te klikken.
Beheerder kan alle opnamen afspelen en downloaden.
Gebruiker met rol Bijdrager kan eigen opnamen afspelen (mits toegestaan)
Gebruiker met rol Luisteraar kan eigen opnamen en die van de teamleden afspelen.
Gebruikers kunnen lid worden van een team. Standaard hebben teamleden “Bijdrager”- rechten en kunnen opgenomen gesprekken beluisterd worden door andere leden van het team met “Luisteraars”-rechten.
Ga onder het tandwieltje naar account.
Kies teams. Onder “Team toevoegen” is een nieuwe team te Creëren. Geef het team een naam en beschrijving (bijvoorbeeld de naam van een afdeling) en kies wijziging opslaan.
Wanneer het team is aangemaakt kunnen leden toegevoegd worden door op de knop “Toevoegen” bij Leden te klikken.
Aan de leden kan een Machtiging worden toegekend en bij leden met de Call Recording licentie kunnen de gesprekken worden opgenomen.
De HIP Call Recorder beheeromgeving is teogankelijk via een webserver. De webserver is toegankelijk via het internet en het internetverkeer wordt via een SSL certificaat beveiligd (https).
Iedere klantomgeving is uitsluitend toegankelijk via een gebruikersnaam en wachtwoord en biedt uitsluitend toegang tot gesprekken van gebruikers binnen de Hosted Telefonie omgeving van de klant.
Om veiligheidsredenen kunnen de gebruikers de gespreksopnamen niet downloaden. De inhoud van een gedownload bestand kan namelijk door de gebruiker of anderen veranderd worden.
In plaats daarvan kunnen de gespreksopname alleen worden afgespeeld (gestreamd) vanaf een browser.
Als de dienst wordt opgeheven worden alle opgeslagen gesprekken definitief verwijderd.
De AVG stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Gespreksopnames zijn een verwerking van persoonsgegeven.
Houd bij het gebruik van HIP Recorder in uw eigen organisatie rekening met het volgende:
- Zet HIP Recorder alleen in voor een duidelijk omschreven doeleinde, welke schriftelijk is vastgelegd.
- Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
- Wees vooraf duidelijk naar de betrokkenen (de bellers) dat HIP Recorder wordt gebruikt.
- Bewaar de gegevens niet langer dan nodig.
- Beveilig de gespreksopname voldoende. Beperk het aantal personen dat toegang heeft tot de opnames.
- De wettelijke grondslag voor gespreksopnames zal vaak een gerechtvaardigd belang zijn. Beargumenteer waarom het belang van de organisatie bij gespreksopnames zwaarder weegt dan het privacybelang van de betrokkenen.
- Wees transparant naar personeelsleden over het gebruik van HIP Recorder. Leg dit vast in het personeelsbeleid.
