HIP Playback

De HIP Playback is beschikbaar met verschillende retentietijden (bewaartermijn van de gsprekken).
Na ieder gesprek ontvangt u een pushbericht op uw mobiele telefoon met de vraag om een gesprek op te slaan of te verwijderen. Voert u geen actie uit? Dan blijft de opname 3 dagen beschikbaar.

• 30 dagen
• 90 dagen
• 100.000 minuten

Per gebruiker binnen de telefooncentrale kan een Call Recording licentie worden toegewezen. De gebruiker kan op verschillende manieren gebruik maken van telefoongespreksopname:

• Altijd
Ieder gesprek (zowel inkomend als uitgaand) wordt opgenomen.
• Altijd met pauze
Ieder gesprek wordt opgenomen met mogelijkheid om de opname handmatig te pauzeren en hervatten.
• Op verzoek
Gesprekken worden automatisch opgenomen van begin tot eind. Tijdens het gesprek kan worden aangegeven dat het gesprek bewaard moet worden. Als dit niet wordt gedaan, wordt de opname na beëindiging van het gesprek verwijderd. Zodra is aangegeven dat het gesprek bewaard moet worden, wordt het mogelijk om de opname te pauzeren of hervatten.
• Op verzoek met start door gebruiker
Tijdens het gesprek kan een opname worden gestart. Het gesprek wordt vanaf dan opgenomen en de opname kan gepauzeerd en hervat worden.
• Nooit
Gesprekken worden niet opgenomen; gespreksopname is uitgeschakeld.

Met de Hip Call Recorder app i.c.m. een Playback abonnement worden de gesprekken ad-hoc opgenomen.

De opnames  zijn uitsluitend toegankelijk via een gebruikersnaam en wachtwoord.

Na ieder gesprek ontvangt de gebruiker een push-bericht met de vraag om het gesprek op te slaan of niet. Bij geen actie blijft de opname 3 dagen beschikbaar.
Om het aantal push berichten te beperken kunnen Playback gebruikers lijsten aanmaken voor:

• Blacklist Contacten waarvan de Playback nooit hoeft te worden opgeslagen.
• Whitelist Contacten waarvan de Playback altijd dient te worden opgeslagen.

Het home-scherm toont alle opnames of Playbacks met aan de linkerzijde de volgende kleurmarkeringen:

• Lichtblauw Een niet bewaarde Playback (gedurende maximaal 3 dagen)
• Donkerblauw Bewaarde Playback
• Groenblauw Standaard gespreksopname. Zowel eigen als die van teamleden (alleen voor luisteraars-rol, niet beschikbaar voor Playback users)

Om een nieuwe gespreksopname te bewaren swype naar rechts en kies onthouden om naar het afspeelscherm te gaan.

Wanneer een opname al bewaard is, kan het afspeelscherm geopend worden door op de opname te klikken.

• Labels Voeg labels met vrije tekst toe om gespreksopnamen en Playbacks makkelijk terug te zoeken.
• Commentaar toevoegen Voeg commentaart toe om snel te kunnen zien waar een gesprek over gaat.
• Delen van opnamen Deel opnames en Playbacks vai messaging functies op de mobiele telefoon (Whatsapp, e-mail, SMS,…..). De geadresseerde ontvangt dan een link naar de opname of Playback.

De HIP Call Recorder beheeromgeving is teogankelijk via een webserver. De webserver is toegankelijk via het internet en het internetverkeer wordt via een SSL certificaat beveiligd (https).
Iedere klantomgeving is uitsluitend toegankelijk via een gebruikersnaam en wachtwoord en biedt uitsluitend toegang tot gesprekken van gebruikers binnen de Hosted Telefonie omgeving van de klant.

Om veiligheidsredenen kunnen de gebruikers de gespreksopnamen niet downloaden. De inhoud van een gedownload bestand kan namelijk door de gebruiker of anderen veranderd worden.
In plaats daarvan kunnen de gespreksopname alleen worden afgespeeld (gestreamd) vanaf een browser.
Als de dienst wordt opgeheven worden alle opgeslagen gesprekken definitief verwijderd.

De AVG stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Gespreksopnames zijn een verwerking van persoonsgegeven.

Houd bij het gebruik van HIP Recorder in uw eigen organisatie rekening met het volgende:

1. Zet HIP Recorder alleen in voor een duidelijk omschreven doeleinde, welke schriftelijk is vastgelegd.
2. Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
3. Wees vooraf duidelijk naar de betrokkenen (de bellers) dat HIP Recorder wordt gebruikt.
4. Bewaar de gegevens niet langer dan nodig.
5. Beveilig de gespreksopname voldoende. Beperk het aantal personen dat toegang heeft tot de opnames.
6. De wettelijke grondslag voor gespreksopnames zal vaak een gerechtvaardigd belang zijn. Beargumenteer waarom het belang van de organisatie bij gespreksopnames zwaarder weegt dan het privacybelang van de betrokkenen.
7. Wees transparant naar personeelsleden over het gebruik van HIP Recorder. Leg dit vast in het personeelsbeleid.