Als ondernemer wil jij jouw bedrijfscontinuïteit garanderen. Helaas is ten gevolge van het Coronavirus ontslag soms onvermijdelijk. Erg vervelend natuurlijk…. Naast het vervangen van de alarmcode en inlevering van de leaseauto en de sleutel van de voordeur zijn er ook belangrijke IT stappen die je moet ondernemen. Een voormalig werknemer mag natuurlijk geen spoor van vernieling achterlaten en de kosten mogen niet onnodig lang doorlopen.  

Zet het Office 365 account op slot

De eerste stap die je moet nemen, is de werknemer de toegang tot zijn of haar account ontnemen. Dit doe je door zijn of haar wachtwoord te wijzigen, synchronisaties te verbreken, app wachtwoorden in te trekken en de betreffende MFA-apparaten te verwijderen. Vergeet hier ook niet om wachtwoord resets onmogelijk te maken! Hiermee voorkom je dat medewerkers na het vertrek nog bij (kritieke) bedrijfsdata kunnen. Het is namelijk best mogelijk dat jouw ex-werknemer aan de slag gaat voor zichzelf of bij de concurrent, met jouw bedrijfsgegevens op zak.  

Voorkomen is beter dan genezen 

Overal en altijd toegang tot de data, dat maakt werken heel fijn. Zorg voor een veilige omgeving en gebruik Multi Factor Authenticatie. Dit zorgt ervoor dat alleen een gebruikersnaam en wachtwoord niet voldoende is om bij deze gegevens te kunnen. In de situatie van het vertrek van een medewerker werkt dit zeker ook fijn. Mocht deze onverhoopt het wachtwoord weten van een collega kan je zonder MFA hier niet op inloggen!  

Verwijder werknemer van e-mailaccount en zet deze door naar een gedeelde mailbox

Gooi het mail account niet zomaar weg! Zorg dat de data van de medewerker niet verloren gaat. Zet de bestaande mailbox daarom bijvoorbeeld om in een gedeelde mailbox. Je hebt dan geen licentie kosten, maar collega`s hebben nog wel toegang tot de mailbox waar mogelijk belangrijke informatie in staat. Een out of office kan hier ook bij helpen om klanten meteen te wijzen op de afwezigheid van hun vaste contact. Tip: controleer of er geen automatische doorstuur functie geactiveerd staat op de mailbox. Hiermee kan de mail (onbedoeld) op andere plekken uitkomen met alle gevolgen van dien….! 

 Controleer andere systemen en wachtwoorden

Als ondernemer ben jij altijd hard aan het werk voor jouw onderneming. Jouw bedrijf heeft een unieke verzameling aan data en vertegenwoordigd de waarde van jouw bedrijf en dat moet van jou blijven! Uiteraard heb jij daarom ervoor gezorgd dat die data niet op de laptops staat van alle medewerkers, maar alleen “online” benaderbaar is! Het ontzeggen van de toegang is daarom afdoende, zodat de persoon in kwestie er niet bij kan.  

Naast bestanden zijn er vaak ook andere systemen waar werknemers in moeten kunnen. Voorkom spoor van vernieling en controleer o.a.: 

• Google accounts (Mijn bedrijf) 
• Social Media accounts als LinkedIn, Facebook etc. 
• Telefoons (Apple ID’s, Toegangscodes, VOIP applicaties)
• Wi–Fi wachtwoord(en) 
• Algemene accounts zoals CRM-systemen, WordPress etc.  

Telefoonnummer doorschakelen

Als de voormalige werknemer een zakelijk mobiel nummer heeft, zorg er dan voor dat het telefoonnummer wordt doorgeschakeld naar jouw bedrijf, zodat er geen leads of klantcontacten verloren gaan! Om kosten te besparen kan je het abonnement downsizen, opzeggen of doorgeven aan de vervanger. Bij opzegging zal het nummer verloren gaan. Wanneer het nummer in de toekomst bij een nieuwe medewerker komt is het daarom handiger om het abonnement aan te houden.   

Licentiebeheer

Zorg dat je niet onnodig door blijft betalen voor licenties en abonnementen voor telefonie etc. waar geen gebruik meer van wordt gemaakt. Vaak hebben werknemers licenties voor bijvoorbeeld Office 365 (Word, Excel, Outlook etc.), Dropbox, Antivirus, Online Backup of Photoshop waar jij als ondernemer onnodig maandelijks geld voor blijft betalen! 

Ben je niet zeker of jouw off–boarding proces goed geregeld is en er nog onnodige kosten worden gemaakt. Of twijfel je over jullie huidige inrichting van de ICT? Een afspraak voor een gratis Second Opinion is zo gemaakt!